Documenten filteren met de taxonomie

Op Plek kun je, net zoals in Google, via de zoekmachine vrijwel alles vinden binnen jouw Plek. Als de admin voor jullie Plek een taxonomie heeft ingesteld, kun je deze ook gebruiken om documenten te filteren. Zo vind je in een handomdraai documenten met bepaalde kenmerken, zoals een handboek, protocol of persbericht.

Documenten filteren met de taxonomie

Als je een document wilt zoeken aan de hand van de taxonomie, onderneem je de volgende stappen:

1. Klik op Documenten in de navigatiebalk.

Aan de linkerkant zie je de taxonomie staan. De admin van jullie Plek heeft deze op zo'n manier ingesteld, dat het voor jullie gemakkelijker wordt bepaalde documenten terug te vinden. In ons voorbeeld zie je drie filter staan: Document Type, Afdeling en Thema.  

2. Klik op een van de filters. 

Nu klapt de taxonomie die onder de betreffende filter uit. In ons voorbeeld zie je onder Afdeling de volgende kenmerken staan: Personeelszaken en Sales.

3. Klik op een van de kenmerken.

In ons voorbeeld selecteren we Personeelszaken. Je ziet nu aan de linkerkant dat dit kenmerk geselecteerd is. Achter het kenmerk staat nu een kruisje. Rechts zie je de documenten waaraan dit kenmerk is toegevoegd. Misschien zijn er zoveel documenten dat je nog verder wilt filteren. 

4. Klik dan op een van de andere filters;

Wij selecteren in ons voorbeeld Document Type. Hieronder zie je de kenmerken Handboek, Handleiding en Protocol staan.

5. Klik op een van de kenmerken.

Je ziet nu aan de linkerkant dat er twee kenmerken (in twee verschillende filters) geselecteerd zijn. Alleen documenten waaraan beide kenmerken toegevoegd zijn, komen nu tevoorschijn aan de rechterkant.

Je kunt altijd op het kruisje aan de rechterkant van een kenmerk klikken om deze uit je filters te verwijderen, of je kunt nog verder filteren op meer kenmerken (afhankelijk van hoe groot jullie taxonomie is). 

Hieronder zie je korte video waarin we de stappen doorlopen. 

TIP!

Weet je niet zeker of je het goede document te pakken hebt? Klik dan op het oogje om een preview van een document te bekijken voordat je hem downloadt. Je krijgt dan de eerste pagina van het document te zien, plus de tags en andere informatie die aan het document is toegevoegd.