Op Plek kun je, net zoals in Google, via de zoekmachine vrijwel alles vinden binnen jouw Plek. Als de admin voor jullie Plek een taxonomie heeft ingesteld, kun je deze ook gebruiken om documenten te filteren. Zo vind je in een handomdraai documenten met bepaalde kenmerken, zoals een handboek, protocol of persbericht.
Documenten filteren met de taxonomie
Als je een document wilt zoeken aan de hand van de taxonomie, onderneem je de volgende stappen:
1. Klik op Documenten in de navigatiebalk.
Aan de linkerkant zie je de taxonomie staan. De admin van jullie Plek heeft deze op zo'n manier ingesteld, dat het voor jullie gemakkelijker wordt bepaalde documenten terug te vinden. In ons voorbeeld zie je drie filters staan: Thema, Type, Afdeling, Jaar en Bestandstype. Al deze filters hebben een aantal kenmerken, zoals het kenmerk Interne communicatie dat onder de filter Thema valt.
2. Klik op een van de kenmerken.
In ons voorbeeld selecteren we Interne communicatie. Je ziet nu dat dit kenmerk geselecteerd is; er is namelijk een vinkje in de checkbox te zien. Rechts zie je de documenten waaraan dit kenmerk is toegevoegd. Misschien zijn er zoveel documenten dat je nog verder wilt filteren.
4. In dat geval klik je daarna ook op één (of meerdere) van de andere kenmerken.
Wij selecteren in ons voorbeeld ook nog document type Brochure. Je filtert nu op alle documenten die te vallen onder Interne communicatie en daarnaast brochures zijn.
Je ziet nu aan de rechterkant dat er twee kenmerken (in twee verschillende filters) geselecteerd zijn. Alleen documenten waaraan beide kenmerken toegevoegd zijn, komen nu tevoorschijn aan de rechterkant.
5. Wellicht heb je niet gevonden wat je zocht, en wil je kenmerken verwijderen om vervolgens met andere kenmerken te zoeken.
Je kunt altijd op het kruisje aan de rechterkant van een kenmerk klikken om deze uit je filters te verwijderen, of je kunt nog verder filteren op meer kenmerken (afhankelijk van hoe groot jullie taxonomie is).
Zeker weten dat je het juiste document hebt gevonden?
Klik op het document om de preview te openen. Je kunt nu inzien of je het juiste document hebt. De preview functie op Plek laat ook de omschrijving van het document zien (mits deze is ingevuld), plus de tags en andere informatie die aan het document is toegevoegd. De preview sluit je weer door rechts bovenin op het kruisje te klikken.