Leer hoe je een groep of subgroep aanmaakt en hoe je groepsfuncties, privacy-instellingen en groepsrollen per groep instelt.
Als gebruiker van Plek kun je zelf een nieuwe groep aanmaken. Er zijn verschillende typen groepen en diverse instellingen die je per groep kunt aanpassen. Maak bijvoorbeeld een open groep voor iedereen die geïnteresseerd is in carpoolen of een besloten groep voor iedereen van jouw afdeling.
Nieuwe groep aanmaken
Als je een nieuwe groep wilt aanmaken, onderneem je één van de volgende stappen:
1. Ga met je muis over Groepen in de navigatiebalk óf klik op Groepen.
2. Klik vervolgens op Nieuwe groep.
Groepstypen en functies
Om het makkelijk te maken, kun je kiezen tussen een aantal typen groepen. Elk groepstype kent een aantal standaardinstellingen die kenmerkend zijn voor het type groep.
1. Kies eerst welk type groep je wilt aanmaken: standaard zijn dit een: Groep, Project, Afdeling, Locatie of Divisie.
Tip! Je kan de standaard groepstypes ook laten wijzigen, hiervoor kan je contact opnemen met support@plek.co. We kunnen dit helemaal inrichten zoals jij wilt!
2. Controleer of alle gewenste functies aanwezig zijn bij het groepstype dat je hebt gekozen. Is dat niet het geval? Klik dan bij Groep functies op het pijltje dat naar beneden wijst: 
Je kunt hiermee de volgende opties binnen jouw groep aan- of uitzetten:
Tijdlijn, Agenda, Documenten, Groepspagina's, Groepschat, Applicaties, Boekingstool en Samenwerken.
Privacy-instellingen
Je kan bepalen wie je nieuwe groep straks kan zien en wie lid kan worden.
Je hebt hierbij de keuze uit drie mogelijkheden:
- Open: Standaard kan iedereen met de rol Gebruiker zelf lid worden van een open groep. Zowel de groep als de inhoud van de groep is voor iedereen op jullie Plek toegankelijk. Wil je dat gebruikers zelf geen initiatief kunnen nemen om lid te worden? Kies er dan voor om de optie Gebruiker kan lidmaatschap aanvragen uit te vinken. In dit geval kan een gebruiker alleen op uitnodiging lid worden van de open groep. Mag een gebruiker wel een lidmaatschap aanvragen, maar wil je dat eerst een beheerder toestemming moet geven om lid te worden? Plaats dan een vinkje bij de optie Toestemming beheerder vereist. Niet elke gebruiker wil lid worden van alle groepen, maar soms vraagt een discussie toch écht om een reactie. Om dit mogelijk te maken selecteer je de optie Niet-leden kunnen posten en reageren.
-
Besloten: De groep is zichtbaar voor iedereen op jullie Plek. De inhoud is alleen zichtbaar voor leden van de groep. Lid worden kan door op de aanmeldknop te klikken (indien de beheerder deze optie beschikbaar maakt), of op uitnodiging.
-
Verborgen: Deze groep is alleen zichtbaar voor leden van de groep. Niet-leden zien deze groep niet in de groepenlijst. Lid worden kan alleen op uitnodiging.
Goed om te weten! Je kunt de instellingen van je groep altijd weer aanpassen. Het is ook mogelijk je groep extra aantrekkelijk te maken door hem te personaliseren met bijvoorbeeld een afbeelding en een welkomstbericht.
Een subgroep maken
Soms zijn groepen erg groot, en bestaan er verschillende teams of deelgroepen binnen de groep. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling Communicatie, waarbinnen een team voor Social Media en een team voor PR kan bestaan. In zo'n geval kan het handig zijn subgroepen aan te maken binnen een hoofdgroep. Dit kun je alleen doen als groepsbeheerder.
Als je een subgroep wilt aanmaken binnen een hoofdgroep onderneem je de volgende stappen:
1. Ga met je muis over Groepen in de navigatiebalk.
2. Klik vervolgens op + Nieuwe groep
3. In het blok privacy-instellingen klik je op 'maak hier een subgroep van'.
4. Er verschijnt een drop-down menu waaruit je de hoofdgroep kunt kiezen. Let op, je kunt als groepsbeheerder alleen groepen kiezen waar jij beheerder van bent. Een admin kan uit alle zichtbare groepen kiezen.
5. Kies wie lid mag worden van de groep. Je kunt kiezen uit 'alleen leden van de hoofdgroep' of 'leden buiten de hoofdgroep'. De eerste optie is standaard: de subgroep wordt onderdeel van de hoofdgroep. De tweede optie gebruik je als je ook situaties hebt waarbij collega's wel in een subgroep horen, maar niet ook in de hoofdgroep. Bijvoorbeeld wanneer een collega enkel zijn mening geeft over een bepaald project, in een subgroep.
6. Selecteer de privacy-instellingen die je wilt gebruiken, en klik op aanmaken.
Je kunt een bestaande (hoofd)groep omzetten naar een subgroep, of andersom. Ook kun je een bestaande subgroep koppelen aan een andere hoofdgroep.
Groepsbeheerders kiezen en groepsrollen wijzigen
Wil je meerdere mensen als groepsbeheerder aanwijzen? Dat kan! Onder het overzicht van groepsleden zie je wie lid is van de groep. Om hun rol in de groep te wijzigen, klik je op de drie puntjes naast hun naam. Klik op Wijzig gebruiker, kies de gewenste rol, en sla de wijzigingen op.
Tip! Voeg een groep toe aan jouw overzicht van favoriete groepen, door op de groepspagina te klikken op de bladwijzer.
