Laat gebruikers actief bijdragen in de vorm van het plaatsen of delen van berichten, informatie en referentiemateriaal
Met veel interactie wordt een communicatieplatform levendig, maar echte betrokkenheid wordt pas behaald als een groot gedeelte van de gebruikers een actieve bijdrage levert. Een hoge contributie stimuleert bovendien het delen van berichten bij andere gebruikers, waardoor een constante stroom van nieuwe content aanwakkert.
Actieve participatie verhoogt ook de loyaliteit van gebruikers, omdat ze zich meer betrokken voelen bij de groep en een groter gevoel van eigenaarschap ervaren.
In dit artikel lees je wat je kunt doen om de contributie op het platform te vergroten en lichten we een aantal onderwerpen uit:
- Groepen die uitnodigen tot deelname
- Kennisdeling
- Opleiding en begeleiding
-
Automatische email notificaties
Groepen die uitnodigen tot deelname
Groepen binnen Plek zijn dé manier om betrokkenheid te creëren rondom specifieke onderwerpen, interesses of teams. Door deze groepen strategisch op te zetten en te beheren, kun je de betrokkenheid aanzienlijk verhogen.
Voorbeelden van groepen:
- Thema-gerichte groepen: Zet groepen op rond specifieke onderwerpen die van belang zijn voor verschillende afdelingen of interesses binnen de organisatie, zoals projectgroepen, innovatie, of netwerkgroepen. Dit kan de relevantie en aantrekkelijkheid voor verschillende werknemers verhogen.
- Open en gesloten groepen: Bied zowel open groepen aan, waar iedereen zich bij kan aansluiten, als gesloten groepen voor specifieke teams of projecten. Gesloten groepen kunnen vertrouwelijkheid en focus op specifieke taken bevorderen, terwijl open groepen uitnodigen tot brede deelname en samenwerking.
- Rol van de groepsbeheerder: Wijs groepsleiders of moderatoren aan die ervoor zorgen dat de groep actief en georganiseerd blijft. Zij kunnen discussies initiëren, vragen stellen en groepsleden motiveren om bij te dragen.
- Aansluiting bij persoonlijke en professionele interesses: Zorg ervoor dat groepen aantrekkelijk zijn door aan te sluiten bij wat medewerkers interessant vinden, zowel professioneel als persoonlijk. Hierdoor voelen medewerkers zich meer betrokken.
- Beloning voor actieve participatie: Geef beloningen voor actieve deelname in groepen, zoals erkenning binnen de groep of zelfs bedrijfsbrede prijzen voor de meest waardevolle bijdragers.
Overige tips voor groepen die uitnodigen tot deelname:
- Groepen zijn gepersonaliseerd en gericht op een onderwerp wat voor de individuele gebruiker relevant en interessant is
- Maak ‘diagonale groepen’ die organisatiestructuur overstijgend zijn. Groepen die niet alleen rekening houden met de locatie waar iemand werkt, de afdeling of functie, maar waar gebruikers elkaar vanwege interesse of expertise kunnen vinden.
- Gebruik de tijdlijn in plaats van de chat. Chatten is ideaal voor vluchtige communicatie, maar minder handig voor het faciliteren van discussie of terugvinden van informatie. De tijdlijn biedt meer mogelijkheden voor clustering.
Kennisdeling
Kennisdeling is cruciaal voor een actief en levendig intranet. Door een cultuur van kennisdeling te bevorderen, kun je ervoor zorgen dat medewerkers elkaar beter ondersteunen en kennis beter gedeeld wordt.
Strategieën:
- Expertiseplatforms: Creëer speciale secties binnen het intranet waar experts binnen de organisatie hun kennis kunnen delen in de vorm van blogs, video’s of Q&A’s. Hierdoor voelen medewerkers zich aangemoedigd om hun vaardigheden en inzichten te delen met anderen.
- Wiki’s en kennisbanken: Zet een interne wiki of kennisbank op waar medewerkers informatie kunnen vinden en toevoegen over procedures, projecten, en best practices. Deze wiki’s zijn ideaal voor het vastleggen van waardevolle institutionele kennis.
- Forums en discussieboards: Creëer forums of groepen waar medewerkers op een informele manier vragen kunnen stellen, tips kunnen delen, of ervaringen kunnen uitwisselen over bepaalde vakgebieden of projecten.
- Documentendeling en collaboration tools: Zorg ervoor dat het intranet het eenvoudig maakt om bestanden te delen en samen te werken aan documenten. Hierdoor wordt kennis delen onderdeel van het dagelijkse werkproces.
Opleiding en begeleiding
Opleiding en begeleiding spelen een belangrijke rol bij het stimuleren van meer bijdragen. Gebruikers moeten eerst weten hoe ze het platform kunnen gebruiken en welke voordelen het biedt, voordat ze zelf actief plaatsen. Een duidelijke uitleg van de basisfunctionaliteiten, zoals het plaatsen van berichten, reageren op discussies, en het delen van documenten kan hierbij helpen. Bijvoorbeeld door het regelmatig geven van (online) workshops, inloopmomenten en vragenuurtjes.
Laat collega's als aanspreekpunt fungeren, dat maakt het makkelijker voor gebruikers om vragen te stellen. Net als bij het onderdeel interactie, kunnen ambassadeurs ook hier een belangrijke rol spelen. Meer informatie over het verbeteren van interactie vind je hier.
Automatische email notificaties
Met de activation engine kunnen automatische mails worden ingeschakeld en verstuurd om gebruikers te motiveren om actief deel te nemen aan het platform. De mailings kunnen tijdens de lancering van het platform worden gebruikt, maar blijven ook daarna van waarde voor nieuwe platform gebruikers. Enkele voorbeelden zijn:
- Niet-actieve accounts ontvangen een mail met een herinnering om hun account te activeren
- Gebruikers die nog nooit een bericht hebben geplaatst, worden aangemoedigd om een bericht te plaatsen. Dit heeft een directe link met contributie
- Gebruikers die nog nooit zijn ingelogd in de mobiele app, worden aangemoedigd om de mobiele app te downloaden
Lees meer over de geautomatiseerde e-mailmeldingen in dit artikel.
Overige tips
- Moedig bijdragen aan en waardeer de inbreng van jullie medewerkers.
- Geef duidelijke richtlijnen: Zo weten jullie medewerkers wat er van ze verwacht wordt.
- Vraag om bijdragen: Een direct verzoek om kennis of ervaringen te delen kan wonderen doen.