Op Plek kun je, net zoals in Google, via de zoekfunctie vrijwel alles vinden binnen jouw Plek. Soms kan het handig zijn om naast die slimme zoekmachine ook de taxonomie van Plek te gebruiken.
💡 Wat is een taxonomie?
Met de taxonomie kun je kenmerken toekennen aan documenten, pagina's, evenementen, berichten, groepen, en zelfs aan je collega's. Zo vind je alles en iedereen in een handomdraai. Een uitgebreide brochure over de Taxonomie vind je hier.
De taxonomie instellen
Om de taxonomie in te stellen onderneem je de volgende stappen:
1. Ga eerst naar het Admin gedeelte binnen jullie Plek: ga met je muis over je eigen naam in de navigatiebalk en klik op Admin. Je komt nu in het Admin-panel terecht. In de zijbalk aan de linkerkant zie je verschillende onderdelen staan, waaronder de taxonomie.
2. Klik op Taxonomie.
In het voorbeeld hieronder zijn al een aantal taxonomieën aangemaakt.
3. Klik vervolgens op +Nieuw.
In dit scherm kun je de instellingen van jouw taxonomie bepalen.
4. Geef je taxonomie een heldere naam die voor iedereen te begrijpen is, bijvoorbeeld 'Afdeling'. Indien nodig, kunnen de vertalingen voor je taxonomie worden toegevoegd:
5. Vervolgens bepaal je aan welk onderdeel de taxonomie toebehoort. Dit kunnen meerdere onderdelen zijn (bijvoorbeeld zowel Agenda als Document).
6. Bepaal nu de bevoegdheden. Hiermee stel je in wie termen mag toevoegen aan content, en wie de taxonomie mag zien en gebruiken om content mee te filteren.
7. Vul eventueel een categorie of groep in waaronder deze taxonomie valt. De taxonomie krijgt dan een kop / titel die voor andere gebruikers te zien is. Dit is een optie waarmee je aan anderen duidelijk kunt maken hoe de taxonomie in elkaar zit.
8. Klik op Maken als alles goed staat ingesteld. Je keert dan terug naar het overzicht van de aangemaakte taxonomieën. Je ziet de zojuist door jou aangemaakte taxonomie erbij staan. Vanuit dit overzicht kun je bestaande taxonomieën bewerken en inhoud geven.
9. Klik op de naam van de taxonomie of op het potloodje rechts van de taxonomie.
10. Klik vervolgens op Nieuwe term.
11. Vul een naam in.
12. Klik dan op Bewaar.
Je term is nu opgeslagen in de taxonomie. Je kunt meer termen toevoegen door stap 4, 5 en 6 nogmaals uit te voeren.
Tip! Maak in Plek geen uitgebreide folderstructuur. Probeer het aantal termen binnen de taxonomie te beperken tot maximaal 10. Zo houdt iedereen het overzicht en kan men gemakkelijk documenten, mensen en berichten vinden.
Termen aan een bestaande taxonomie toevoegen
Om termen aan een bestaande taxonomie toe te voegen, onderneem je de volgende stappen:
1. Ga eerst naar het Admin gedeelte binnen jullie Plek: ga met je muis over je eigen naam in de navigatiebalk en klik op Admin.
Je komt nu in het Admin panel terecht. In de zijbalk aan de linkerkant zie je verschillende onderdelen staan, waaronder de taxonomie.
2. Klik op Taxonomie.
Je komt nu terecht in het overzicht van de eerder aangemaakte taxonomieën. Vanuit dit overzicht kun je bestaande taxonomieën bewerken en inhoud geven. Hoe je een taxonomie aanmaakt lees je hier.
3. Klik op de naam van de taxonomie of op het potloodje rechts van de taxonomie.
4. Klik vervolgens op Nieuwe term.
5. Vul een naam in.
6. Klik dan op Maken.
Je term is nu opgeslagen in de taxonomie. Je kunt meer termen toevoegen door stap 4, 5 en 6 nogmaals uit te voeren.
Meertalige taxonomie aanmaken
1. Ga naar het admin panel. Dit doe je door met je muis rechts boven in het scherm over je profiel heen te gaan. Er verschijnt een menu. Klik op admin.
2. Je komt nu in het admin panel terecht. Klik in het linkermenu op taxonomie.
3. Klik op voeg taxonomie toe om een nieuwe taxonomie aan te maken.
3. Als je nog niet weet hoe je een taxonomie aanmaakt, klik dan hier om naar het help artikel te gaan dat je stap-voor-stap uitlegt wat taxonomie is en hoe je een taxonomie aanmaakt.
4. Vul de Nederlandse titel van de taxonomie in.
5. Vul direct daaronder de vertalingen van deze titel in. In onderstaand voorbeeld is dat voor het Engels en Duits gedaan.
6. Heb je de juiste vertalingen en instellingen ingevoerd? Dan klik je op maken.
7. Zoals je wellicht weet voeg je na het aanmaken van de taxonomie ook termen aan de taxonomie toe. Dat zijn zoekfilters. Hoe je dat doet lees je in dit artikel (stap 9 t/m 12). Wanneer je termen in meerdere talen wil toevoegen, zie je bij het maken van een nieuwe term automatisch meerdere taalvelden verschijnen voor de talen die op jouw platform beschikbaar zijn. Vul voor iedere term de vertalingen in en sla deze op door op maken te klikken. 
Documenten filteren met de taxonomie
Als je een document wilt zoeken aan de hand van de taxonomie, onderneem je de volgende stappen:
1. Klik op Documenten in de navigatiebalk.
Aan de linkerkant zie je de taxonomie staan. De admin van jullie Plek heeft deze op zo'n manier ingesteld, dat het voor jullie gemakkelijker wordt bepaalde documenten terug te vinden. In ons voorbeeld onderaan deze pagina zie je vijf filters staan: Thema, Type, Afdeling, Jaar en Bestandstype. Al deze filters hebben een aantal kenmerken, zoals het kenmerk Interne communicatie dat onder de filter Thema valt.
2. Klik op een van de kenmerken.
In ons voorbeeld selecteren we Interne communicatie. Je ziet nu dat dit kenmerk geselecteerd is; er is namelijk een vinkje in de checkbox te zien. Rechts zie je de documenten waaraan dit kenmerk is toegevoegd. Misschien zijn er zoveel documenten dat je nog verder wilt filteren.
4. In dat geval klik je daarna ook op één (of meerdere) van de andere kenmerken.
Wij selecteren in ons voorbeeld ook nog document type Brochure. Je filtert nu op alle documenten die te vallen onder Interne communicatie en daarnaast brochures zijn.
Je ziet nu aan de rechterkant dat er twee kenmerken (in twee verschillende filters) geselecteerd zijn. Alleen documenten waaraan beide kenmerken toegevoegd zijn, komen nu tevoorschijn aan de rechterkant.
5. Wellicht heb je niet gevonden wat je zocht, en wil je kenmerken verwijderen om vervolgens met andere kenmerken te zoeken.
Je kunt altijd op het kruisje aan de rechterkant van een kenmerk klikken om deze uit je filters te verwijderen, of je kunt nog verder filteren op meer kenmerken (afhankelijk van hoe groot jullie taxonomie is).
Zeker weten dat je het juiste document hebt gevonden?
Klik op het document om de preview te openen. Je kunt nu inzien of je het juiste document hebt. De preview functie op Plek laat ook de omschrijving van het document zien (mits deze is ingevuld), plus de tags en andere informatie die aan het document is toegevoegd. De preview sluit je weer door rechts bovenin op het kruisje te klikken.