Op Plek kun je, net zoals in Google, via de zoekfunctie vrijwel alles vinden binnen jouw Plek. Soms kan het handig zijn om naast die slimme zoekmachine ook de taxonomie van Plek te gebruiken.
Met de taxonomie kun je kenmerken toekennen aan documenten, pagina's, evenementen, berichten, groepen, en zelfs aan je collega's. Zo vind je alles en iedereen in een handomdraai. Een uitgebreide brochure over de Taxonomie vind je hier.
De taxonomie instellen
Om de taxonomie in te stellen onderneem je de volgende stappen:
1. Ga eerst naar het Admin gedeelte binnen jullie Plek: ga met je muis over je eigen naam in de navigatiebalk en klik op Admin. Je komt nu in het Admin-panel terecht. In de zijbalk aan de linkerkant zie je verschillende onderdelen staan, waaronder de taxonomie.
2. Klik op Taxonomie.
In het voorbeeld hieronder zijn al een aantal taxonomieën aangemaakt.
3. Klik vervolgens op +Nieuw.
In dit scherm kun je de instellingen van jouw taxonomie bepalen.
4. Geef je taxonomie een heldere naam die voor iedereen te begrijpen is, bijvoorbeeld 'Afdeling'. Indien nodig, kunnen de vertalingen voor je taxonomie worden toegevoegd:
5. Vervolgens bepaal je aan welk onderdeel de taxonomie toebehoort.
Dit kunnen meerdere onderdelen zijn (bijvoorbeeld zowel Agenda als Document).
6. Bepaal nu de bevoegdheden.
Hiermee stel je in wie termen mag toevoegen aan content, en wie de taxonomie mag zien en gebruiken om content mee te filteren.
7. Vul eventueel een categorie of groep in waaronder deze taxonomie valt.
De taxonomie krijgt dan een kop / titel die voor andere gebruikers te zien is. Dit is een optie waarmee je aan anderen duidelijk kunt maken hoe de taxonomie in elkaar zit.
8. Klik op Maken als alles goed staat ingesteld.
Je keert dan terug naar het overzicht van de aangemaakte taxonomieën. Je ziet de zojuist door jou aangemaakte taxonomie erbij staan. Vanuit dit overzicht kun je bestaande taxonomieën bewerken en inhoud geven.
9. Klik op de naam van de taxonomie of op het potloodje rechts van de taxonomie.
10. Klik vervolgens op Nieuwe term.
11. Vul een naam in.
12. Klik dan op Bewaar.
Je term is nu opgeslagen in de taxonomie. Je kunt meer termen toevoegen door stap 4, 5 en 6 nogmaals uit te voeren.
TIP!
Maak in Plek geen uitgebreide folderstructuur. Probeer het aantal termen binnen de taxonomie te beperken tot maximaal 10. Zo houdt iedereen het overzicht en kan men gemakkelijk documenten, mensen en berichten vinden.