Importeer gebruikers

Het is mogelijk om een groep gebruikers in één keer te importeren en hiermee meerdere accounts tegelijk aan te maken of bij te werken. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je gebruikers toevoegt aan je Plek-omgeving via een importbestand.

Import bestand

Om een import uit te voeren, moet het importbestand voldoen aan de onderstaande specificaties. Een import kan alleen worden uitgevoerd op basis van een CSV/XLS(X)-bestand. De gegevens in het bestand moeten precies zo worden aangeleverd als in het onderstaande voorbeeld:

Vereisten en beperkingen voor het importbestand:

1. Geen opmaak en/of links
2. Geen verborgen rijen
3. Geen samengevoegde kolommen
4. Geen gebruik van formules
5. Met de hierboven aangegeven volgorde van de volledige achternaam <insert> <surname>
6. In kolommen in plaats van door komma's gescheiden tekst
7. Het minimaal vereiste veld om te importeren is het e-mailadres. Dit is ook leidend, aanvullende profielvelden worden bijgewerkt op basis van dit veld.
8. Het e-mailadres mag niet gebroken zijn en het importbestand mag geen dubbele e-mailadressen bevatten.
9. Als je een nieuwe gebruiker aanmaakt, zijn ook de voor- en achternaam verplicht.
10. Het is niet mogelijk om data/verjaardagen en/of profielfoto's te importeren.
11. Het is niet mogelijk om meerdere taxonomietermen in 1 cel te importeren (dus zoals bijvoorbeeld meerdere selectie dropdowns).

Andere profielinformatie

Extra profielvelden kunnen worden toegevoegd als extra kolommen in het bestand. In het bovenstaande voorbeeld zie je de 4e kolom, die de functie bevat die mee wordt geïmporteerd.

Import stappenplan

Eenmaal geactiveerd voor admins, kan het importeren gedaan worden via onderstaand stappenplan.
Klik in het gebruikersoverzicht op 'Gebruikers importeren'.

Once activated activated for admins, the import can be done via the step-by-step plan below.

1. Ga naar het admin panel door met je muis over je naam te gaan en op admin te klikken.
2. Klik in de het hoofdmenu aan de linker kant op 'Importeer gebruikers'.
   
3. Selecteer een bestand op je computer dat voldoet aan de vereiste specificaties, zoals hierboven beschreven.
   
   
   
   
4. Koppel de velden (kolommen) uit het importbestand aan de profielvelden in Plek.
   Het rood gearceerde gebied in de bovenstaande afbeelding toont de profielvelden die beschikbaar zijn in Plek. De dropdown-vensters aan de rechterkant tonen de kolommen uit het importbestand.
5. Zodra alle profielvelden uit het importbestand zijn gekoppeld aan de profielvelden in Plek, kunnen een aantal extra acties worden ingesteld.
   
   1. Gebruikers rechtstreeks toevoegen aan een of meer groepen
   2. Gebruikers een rol toewijzen (standaardgebruiker)
   3. Gebruikers een standaard taalinstelling geven
   4. Automatisch taxonomie termen aanmaken (alleen van toepassing als een profielveld is gekoppeld aan een taxonomie)
   5. Een welkomstmail sturen naar alle gebruikers van de import
   6. Stuur alleen een welkomstmail naar gebruikers van wie de gegevens zijn bijgewerkt
      
6. Klik ten slotte op 'Toevoegen' en het importeren wordt op de achtergrond uitgevoerd.
   
   

   Houd er rekening mee dat het vooral bij grote importlijsten even kan duren voordat het importeren is voltooid. Het systeem geeft geen real-time statusoverzicht. 
   
   Na het starten van de import kun je het scherm verlaten. Als je benieuwd bent naar de voortgang, kun je na een paar minuten het scherm van het gebruikersoverzicht of het gebruikersoverzicht in het beheerderspaneel in een nieuw tabblad verversen om te zien of de gegevens al beschikbaar zijn.

7. Nadat je een import hebt uitgevoerd, zie je aan de rechterkant van het scherm een overzicht met importlogs en kun je zien of de import succesvol was of niet.
   
   
   In het overzicht van importlogs kan op mislukte importen worden geklikt, waarna informatie over de fout wordt weergegeven in een popup.
   
   
   Voorbeeld 1: er is geen e-mail beschikbaar in het importbestand
   
   
   Voorbeeld 2: er is een fout in het importbestand met de waarde 'Test 101'.

Importeren i.c.m. taxonomie

Het is mogelijk om met een import profielvelden te vullen die zijn gekoppeld aan een taxonomie. Plek ondersteunt de volgende scenario's:

1. Een term uit het importbestand is reeds aanwezig in de taxonomie: in dit geval wordt de taxonomie niet aangevuld met een nieuwe term en koppelen we de bestaande term. Gebruik exact dezelfde schrijfwijze, want bijvoorbeeld koppelstreepjes of extra spaties zorgen voor een nieuwe unieke term. Plek matcht in de meeste scenario's wel termen waarbij verschillen zijn in hoofdlettergebruik. 
2. Een term uit het importbestand is niet aanwezig in de taxonomie: in dit geval geldt punt 5.d. uit het vorige hoofdstuk en moet tijdens de import de actie "Automatisch taxonomie termen aanmaken" worden aangevinkt. Het profielveld wordt dan gevuld met nieuwe termen uit het importbestand, die nog niet aanwezig waren in de taxonomie. De taxonomie wordt automatisch aangevuld met de nieuwe term.