Importeer gebruikers

Importeer meerdere gebruikers en gebruikersdata via een importbestand

Het is mogelijk om in één keer een groep gebruikers te importeren en hiermee meerdere accounts tegelijkertijd aan te maken of te updaten. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je via een importbestand gebruikers toe kunt voegen aan jouw Plek omgeving.

Importbestand

Om een import te kunnen draaien moet het importbestand voldoen aan onderstaande specificaties. Een import kan alleen op basis van een CSV/XLS(X) bestand worden uitgevoerd. De gegevens in het bestand moeten exact zo aangeleverd worden als in onderstaand voorbeeld, dus:

• Zonder opmaak en/of links
• Zonder verborgen regels
• Zonder samengevoegde kolommen
• Zonder formules
• Met de aangegeven volgorde van de volledige achternaam <tussenvoegsel> <achternaam>
• In kolommen ipv door komma’s gescheiden tekst

In de eerste rij van het bestand zet je de naam van de informatie in de kolom. Deze naam komt straks terug in het keuze menu bij het importeren.

Vereisten en limitaties voor het import bestand:

1. Het minimaal vereiste te importeren veld is het e-mailadres. Dit is tevens leidend, extra profielvelden worden op basis van dit veld ge-update.
2. Het e-mailadres mag niet afgebroken zijn en het importbestand mag geen dubbele e-mailadressen bevatten.
3. Als je een nieuwe gebruiker aanmaakt, zijn ook de voor- en achternaam verplicht.
4. Het is niet mogelijk om data/verjaardagen en/of profielfoto's te importeren.
5. Het is niet mogelijk om meerdere taxonomie termen in 1 cel importeren (dus zoals bijvoorbeeld bij multiple selection dropdown). 

Overige profielinformatie
Extra profielvelden kunnen worden toegevoegd als extra kolommen in het bestand. Zie in bovenstaand voorbeeld de 4e kolom, met daarin de functie die mee wordt geïmporteerd.

Stappenplan import

Mits geactiveerd voor admins, kan de import via onderstaand stappenplan worden uitgevoerd.

1. Ga naar het admin panel door met je muis over je naam te 'hooveren' en klik op Admin.
2. Vanuit het gebruikersoverzicht klik je op 'Importeer gebruikers' (Import users).
   
3. Selecteer een bestand vanaf je computer wat voldoet aan de vereiste specificaties, zoals hierboven omschreven.
   
4. Koppel de velden (kolommen) uit het import bestand aan de profielvelden in Plek.
   
   Het in bovenstaande afbeelding rood gearceerde gedeelte geeft de beschikbare profielvelden in Plek weer.In de dropdown vensters aan de rechter kant worden de kolommen uit het import bestand getoond.
   
5. Als alle profielvelden uit het import bestand aan de profielvelden in Plek zijn gekoppeld, kunnen een aantal extra acties worden ingesteld.
   1. Gebruikers direct toevoegen aan één of meerdere groepen
   2. Gebruikers een rol toekennen (standaard user)
   3. Gebruikers een standaard taalinstelling meegeven
   4. Taxonomie termen automatisch aanvullen (alleen van toepassing wanneer een profielveld is gekoppeld aan een taxonomie)
   5. Alle gebruikers uit de import een welkomstmail sturen
   6. Alleen de gebruikers waarvan de gegevens zijn ge-update een welkomstmail sturen
      
      
6. Tot slot klik je op 'Toevoegen' (Add) en de import wordt op de achtergrond uitgevoerd.